Transparenzsteigerung und Verbesserung der Stadtratsarbeit

Beschlussvorschlag

1. Im Protokoll bzw. dem zugehörigen Eintrag einer Sitzung des Stadtrats oder seiner Ausschüsse im Ratsinformationssystem Session müssen alle Informationen, die Gegenstand der Sitzung waren, verfügbar sein.Sämtliche für die Stadtratsarbeit relevanten Informationen, die den Stadträten z.B. als mündliche Berichte in Sitzungen vorgetragen werden, werden zukünftig im Protokoll der betreffenden Sitzung oder als Protokollanhang nachvollziehbar reproduziert.

   Auf der Sitzung nachgelieferte Informationen oder Vorlagen, die beispielsweise nur in Papierform verteilt wurden, werden ebenfalls nachträglich in Session eingestellt.

2. Mit Beginn der Wahlperiode 2009 wird die gesamte Arbeit des Stadtrats, seiner Ausschüsse und Unterausschüsse vollständig über Session geführt und dort abgespeichert.Ggf. schon erfolgte Sitzungen und deren Unterlagen werden, sofern hier keine vollständige Dokumentation im Sinne der Punkte 1) und 2) erfolgte, rückwirkend zum 01.07.2009 nachgetragen.
3. Die Informationen im Ratsinformationssystem Session werden in eine revisionssichere Form gebracht, so dass dieses System als Archiv genutzt werden kann.Nach dem Beginn einer entsprechenden Sitzung dürfen Vorlagen und Dokumente zukünftig grundsätzlich nicht mehr gelöscht oder verändert werden.

   Mindestens aber müssen rückwirkende Änderungen oder Löschungen den Nutzern angezeigt werden. Auch mit der Einladung verschickte, aber später zurückgezogene Vorlagen verbleiben im System. Hier erfolgt dann eine entsprechende Kennzeichnung über den Status der Vorlage.

   Substanzielle Veränderungen oder Nachträge zu Vorlagen in Session werden zukünftig als neue, zusätzliche Versionen eingestellt, so dass Änderungen oder Überarbeitungen nachvollziehbar werden (Versionskontrolle).

4. Antworten der Stadtverwaltung auf Anfragen, Abstimmungsempfehlungen etc. werden zukünftig deutlich unterscheidbar formatiert in die ursprünglichen Dokumente aus den Fraktionen eingefügt.

Begründung

Die Einführung des Ratsinformationssystems Session hat zu einer Verbesserung der Informationslage und Arbeitsfähigkeit der Stadträte geführt. Jedoch gibt es an einigen Stellen noch Korrekturbedarf. Wir wollen mit diesem Antrag an einigen dieser Punkte Abhilfe schaffen, so dass sich sowohl die Nützlichkeit des Session-Systems für die Stadtratsarbeit erhöht als auch die Transparenz der politischen Arbeit in der Stadt für die BürgerInnen erhöht wird.

zu 1.: Eine Protokollformulierung wie „XYZ berichtete über ABC“ ohne Details macht die spätere Nachvollziehbarkeit der Inhalte in der Regel unmöglich. Da die meisten Vorgänge verwaltungsintern schriftlich vorliegen dürften, bestünde der zusätzliche Aufwand bei der Erfassung in Session lediglich darin, diese in eine veröffentlichbare Form zu bringen. Zudem werden in den Ausschusssitzungen immer wieder Materialien verteilt, die die Fraktionsgeschäftsstellen nicht erreichen bzw. die nicht ins Ratsinfosystem eingestellt werden. Der Zusatznutzen, würden all diese Informationen über Session abrufbar sein, wäre für Stadträte wie interessierte BürgerInnen enorm.

zu 2.: Bisher werden Gremien wie der Unterausschuss Jugendhilfeplanung noch nicht in Session geführt. So sind deren Einladungen, Tagesordnungen oder Unterlagen nur in Papierform erhältlich. Dies erschwert die spätere Nachvollziehbarkeit. Das Ziel der Nutzung des Ratsinformationssystems sollte vielmehr sein, die gesamte Stadtratstätigkeit abzubilden. Zumal offensichtlich praktisch alle Vorlagen inzwischen mit Hilfe von Session erstellt werden – auch die für besagten Unterausschuss. Somit könnten Sie mit geringem Zusatzaufwand auch digital allen berechtigten Session-Nutzern zur Verfügung zu stellen.

zu 3.: Es kam in der Vergangenheit gelegentlich vor, dass Vorlagen nachträglich gelöscht oder geändert wurden (z.B. Schulentwicklungsplanung vom Februar 2009). Aber auch abgelehnte oder zurückgezogene Vorlagen, Anträge und Anfragen haben einen wichtigen Informationswert.

Es muss daher unserer Ansicht nach sichergestellt werden können, dass archivierte Vorlagen in Session identisch mit jenen Fassungen sind, die tatsächlich Gegenstand der Einladungen und Beratung in einer Gremiensitzung waren.

Wir halten daher dringend sowohl eine Veränderung der Verwaltungspraxis für nötig, als auch eine entsprechende technische Erweiterung, die Session revisionssicher macht.

Dieser Vorschlag bezieht sich nicht auf die Einstellung von Dokumenten vor den Sitzungen (oder z.B. Korrekturen von Rechtschreibfehlern nach der Einstellung) sondern auf die Archiv-Nutzung.

zu 4.: Die bisherige Praxis ist leider recht unübersichtlich. Verwaltungsreaktionen sind unserer Auffassung nach nicht direkter Bestandteil des ursprünglichen Dokuments (Anfrage, Antrag) und sollten visuell getrennt vorgelegt werden. Dies macht den Gesamtprozess von Anfrage und Antwort oder Antrag und Stellungnahme nachvollziehbar.

Ergebnis

Mit Modifikationen angenommen. Ursprungsfassung siehe Link Ratsinformationssystem.

Vorlagennummer / Link zum Ratsinformationssystem: 

V/2009/08246
(dort sind auch Verwaltungsstandpunkte, Abstimmungsergebnisse und Beantwortungen zu finden)